W jaki sposób zoptymalizować procesy wewnętrzne w firmie?

%Każdy właściciel firmy, niezależnie od branży, dąży do zwiększania jej zysków. Można to osiągnąć na dwa sposoby – zwiększając przychody lub obniżając koszty. W idealnej sytuacji poprawianie procesów wewnątrz przedsiębiorstwa może wpływać pozytywnie na oba te aspekty. Jednak jak je poprawnie zidentyfikować?

CRM (z ang. Customer Relationship Managment) to dowolne oprogramowanie pozwalające na jak najlepsze (i najprostsze) zarządzanie obecnymi oraz potencjalnymi klientami danego przedsiębiorstwa. Wewnątrz takiego systemu znajdują się wszystkie najważniejsze dane o dotychczasowym przebiegu współpracy, wszelkich ustaleniach, negocjacjach czy też potencjalnych zagrożeniach, jakie mogą się w najbliższym czasie pojawić. Jednym z najdynamiczniej rozwijających się CRMów na polskim rynku jest obecnie HubSpot.

Dzięki temu narzędziu dział handlowy będzie w stanie uporządkować swoje leady i przygotować spójną strategię pozyskiwania oraz utrzymania klienta. Wszystkie próby kontaktu, wysłane maile czy podpisane aneksy będą w nim zarchiwizowane, dzięki czemu nawet w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za daną umowę w jednym miejscu zostaną zebrane wszystkie informacje niezbędne do najlepszej obsługi klienta. Pozwoli to uniknąć niekomfortowej sytuacji, w której jedna ze stron nie będzie świadoma wcześniejszych ustaleń. 

Nie tylko samo posiadanie takiego systemu jest ważne – kluczowe jest także, aby ułatwiał on codzienną pracę i maksymalnie optymalizował procesy wewnątrz firmy, tak, by pracownicy, którzy wykorzystują go na co dzień, mogli skupić się bezpośrednio na działaniach przynoszących firmie zysk, a nie konieczności zamartwiania się odpowiednią organizacją pracy czy traceniem czasu na naukę korzystania z przestarzałych, nieintuicyjnych interfejsów.

Dobry CRM, poza ogólną przystępnością i prostym do zrozumienia UI, powinien z łatwością pozwolić na:

• zarządzanie statusem klienta, jego danymi oraz umową,
• przechowywanie wszystkich archiwalnych danych, w tym np. prób negocjacji z klientem, który finalnie nie podpisał umowy,
• analizę statystyczną przebiegu umów, aby ocenić główne problemy oraz mocne strony firmy,
• automatyzację zadań powtarzalnych, jak np. mailing.

Wszystkie te wymagania oraz wiele więcej spełnia wspomniany wcześniej HubSpot. Jest to proste w użyciu, choć niezwykle zaawansowane przy bliższym poznaniu narzędzie, pozwalające każdemu zespołowi na szybkie zarządzanie swoimi zadaniami oraz danymi na temat umów i klientów. Przede wszystkim jednak jest ono doskonale skalowane i sprawdzi się zarówno w przypadku małych, rozwijających się biznesów, jak również ugruntowanych, szeroko znanych brandów. Jeśli więc zastanawiasz się, jaki CRM wybrać – zapoznaj się z tym, co oferuje HubSpot. Wdrożenie go jest również proste, biorąc pod uwagę, że ma on w Polsce swojego partnera, który się tym zajmuje – firmę Verseo.