Zdalny odczyt tachografu w firmie transportowej

Pomimo stałego rozwoju technologicznego i dzięki temu pozornie łatwiejszej obsługi floty, branża transportowa XXI wieku i chęć bycia w niej podmiotem konkurencyjnym, wymagają niemal doskonałej logistyki, perfekcyjnego dbania o tabor pojazdów, utrzymywanie najwyższych kwalifikacji kierowców i nieustannej walki z biurokracją. Wymagania stawiane przed firmami transportowymi w erze restrykcyjnych, unijnych przepisów Pakietu Mobilności, są biurokratycznym koszmarem, bowiem przewoźnicy drogowi są poddawani szczegółowym kontrolom na terenie całej Europy. Jednym z największych wyzwań administracyjnych, z jakim zmagają się spedytorzy oraz właściciele firm, jest terminowe archiwizowanie plików z urządzeń rejestrujących czas pracy kierowców. Wymóg ten pociągnął za sobą szereg zmian technologicznych, co oczywiście ma na celu spełnienie europejskich standardów, a przy okazji pozwala firmom na dodatkową oszczędność czasu i pieniędzy. Niegdyś rejestrowania i archiwizowanie danych z pojazdów wymagało regularnych, często nadkładających trasy zjazdów aut na bazę, co generowało straty finansowe i tzw. „puste kilometry”. Dziś standardem, który optymalizuje pracę i chroni przed karami finansowymi, jest zdalny odczyt tachografu, a więc rozwiązanie praktyczne, ekonomiczne i co za tym idzie, niemal niezbędne na obecnym rynku transportowym.

Od wielu lat, największy problem w dziedzinie monitorowania czasu pracy kierowców nie stanowiło samo gromadzenie danych z pojazdu flotowego, ale ich archiwizowanie. Jak już wspomniano, ten logistyczny koszmar zaczynał się w momencie, w którym samochód musiał fizycznie zjawić się w bazie, aby pracownik biurowy wszedł do kabiny, wpiął przenośny czytnik w zamontowany tachograf i przez kilkanaście minut pobierał pliki z pamięci masowej. Wszystko brzmi dość prosto, dopóki trasą opisywanego pojazdu nie były tzw. „przerzuty” międzynarodowe, z których nagły, nieplanowany zjazd do bazy oznaczał dodatkowe kilkaset „pustych” kilometrów powrotu z Europy Zachodniej czy Wysp Brytyjskich. Logicznym staje się, że takie powroty do kraju były niezwykle nierentowne dla firmy.

Obecnie problem ten całkowicie rozwiązuje innowacyjny zdalny odczyt tachografu. Dzięki zaawansowanym systemom telematycznym, instalowanym między innymi przez profesjonalne agencje ochrony i monitoringu, takie jak Juwentus, pliki cyfrowe rejestrowane w pojeździe, przesyłane są bezpośrednio z kabiny na bezpieczne serwery przedsiębiorstwa z wykorzystaniem technologii GSM (GPRS). Urządzenie lokalizacji satelitarnej GPS zamontowane do magistrali CAN pojazdu, łączy się również z tachografem cyfrowym i bez ingerencji człowieka przesyła niezbędne pakiety danych. Automatyczny zdalny odczyt tachografu oznacza dla przewoźnika gigantyczne oszczędności na paliwie, brak przestojów floty oraz komfort pracy dla spedytorów, którzy mają dostęp do archiwum z każdego komputera z dostępem do sieci.

Kolejnym argumentem przemawiającym za wykorzystaniem zdalnego odczytu tachografu, jest łatwość zachowania terminów wymaganych przepisami europejskiego prawa. Przepisy Pakietu Mobilności dotyczące czasu pracy kierowców są bardzo restrykcyjne i precyzyjne, dlatego będąc pracownikiem firmy transportowej należy wiedzieć o pobieraniu danych z tachografu, co, ile dni jest bezwzględnie wymagane.

Aby podczas kontroli nie narazić się na sankcje, pliki z pamięci masowej samego urządzenia w pojeździe, czyli tak zwane pliki DDD, muszą być zgrywane co najmniej raz na 90 dni. Zatem dla zarządzających flotą kilkudziesięciu pojazdów, ręczne pilnowanie tych terminów w tradycyjnych arkuszach Excela, staje się niezwykle uciążliwe i ryzykowne, dlatego niezastąpione są w tym przypadku nowoczesne systemy automatyczne. Wdrażając nowoczesne oprogramowanie, pracownicy branży transportowej nie muszą mieć stale w pamięci pobierania danych z tachografu, co, ile czasu przypada ono dla danego pojazdu ani w jaki sposób zrealizować je, jeśli w tym samym dniu dotyczy to chociażby kilkunastu pojazdów floty. Platforma systemowa sama tworzy harmonogramy i automatycznie pobiera pliki przed upływem wymaganego, wprowadzonego do systemu terminu.

Rejestrator w kabinie to jednak tylko połowa sukcesu, a równie istotna jest imienna, cyfrowa karta kierowcy należąca do pracownika firmy. Prawo nakazuje, aby jej odczyt następował znacznie częściej niż odczyt danych z tachografu, bo co najmniej raz na 28 dni lub przed ustaniem stosunku pracy. Można sobie z łatwością wyobrazić, jak bardzo uciążliwe, obciążające i stresujące było niegdyś dla kierowców, poszukiwanie przynajmniej raz w miesiącu punktów usługowych z czytnikami na stacjach benzynowych zachodnich krajów i w obcym języku.

Odpowiedzią liderów telematyki na ten problem jest zdalne pobieranie karty kierowcy. Ten proces działa w tle i jest niezwykle wygodny, bowiem sama karta logowania przedsiębiorstwa przez cały czas jest bezpiecznie podłączona do czytnika w biurze firmy. W momencie inicjacji połączenia, system łączy się z ciężarówką i autoryzuje proces, dzięki czemu zdalne pobieranie karty kierowcy może odbyć się w dowolnym momencie i miejscu, nawet w trakcie obowiązkowej pauzy na parkingu tysiące kilometrów od siedziby firmy. Karta cały czas pozostaje w slocie tachografu, a pliki błyskawicznie trafiają do działu kadr w celu wyliczenia wynagrodzeń i diet.

Brak automatyzacji w procesach rejestracji, akwizycji i archiwizowania danych, to najprostsza droga do problemów z Inspekcją Transportu Drogowego lub jej europejskimi odpowiednikami. Wiele firm transportowych zbankrutowało przez błędy w dokumentacji, dlatego samo nasuwa się pytanie, jak dotkliwe są kary za brak odczytu tachografu?

Według obowiązujących taryfikatorów, kary te są naliczane za każdy poszczególny pojazd, każdego kierowcę i (co nawet bardziej istotne dla budżetu przedsiębiorstwa transportowego) rosną wraz z wydłużającym się opóźnieniem w odczycie. Dla zobrazowania skali penalizacji, skumulowane kary za brak odczytu tachografu przy flocie liczącej 10 czy 20 aut, mogą z łatwością osiągnąć poziom kilkudziesięciu tysięcy złotych podczas jednej rutynowej kontroli w przedsiębiorstwie.

Oprócz sankcji nakładanych na samą firmę, wysokie mandaty osobiste czekają również na osobę zarządzającą transportem, a więc spedytora lub kierownika floty. W skrajnych przypadkach uporczywego łamania wspomnianych zasad może skończyć się odebraniem licencji na wykonywanie zawodu przewoźnika.

Jak wynika ze wszystkich przytoczonych argumentów za eksploatowaniem zaawansowanych systemów nowoczesnej telematyki w przedsiębiorstwach transportowych, dla przewoźnika nie oznaczają one wydatku, a raczej tarczę ochronną i narzędzie generujące potężne oszczędności. Automatyzacja, która zdejmuje z barków pracowników pamiętanie o ustawowych terminach, pozwala skupić się na tym, co w transporcie najważniejsze, czyli rentownym zdobywaniu frachtów.

W dzisiejszej rzeczywistości branży transportowej niezbędny jest więc rzetelny partner dostarczający i integrujący te usługi na najwyższym poziomie. Tego typu kompleksowe rozwiązania dla floty oferuje Agencja Ochrony Juwentus system pod transport ciężarowy pozwala nie myśleć o zagubionych plikach i dzięki któremu flota zyskuje całodobowy, inteligentny monitoring GPS dbający o bezpieczeństwo prawne i fizyczne biznesu.